Aus dem KV: Wenn Mitarbeiter zur eigenen Technik greifen

Von einem „clash of civilizations", einem Zusammenprall von Kulturen, sprechen Experten seit längerem in Bezug auf den Gebrauch digitaler Technik in der Arbeitswelt.

Da fast jeder digital vernetzt ist und über Smartphone, Tablet oder Laptop verfügt, nehmen viele Mitarbeiter völlig selbstverständlich ihre eigenen Geräte mit zur Arbeit und erledigen mit ihnen die Aufgaben, die ihnen der Chef gestellt hat: Sie lesen über ihre Privatgeräte Unternehmensinformationen, posten Inhalte in interne und externe Netzwerke, verwenden Apps, die auch für andere Zwecke nützlich sind – in Zeiten der Coronapandemie mit ihrem Zwang zum Homeoffice war das auch gar nicht anders möglich.

Das ärgert die IT-Abteilungen in den Unternehmen bisweilen. Sie sprechen von einer „Schatten-IT”. Da die privaten Geräte nicht für das jeweilige Unternehmen angepasst worden sind, ist damit zu rechnen, dass sie nicht genug abgesichert sind. Denn jedes private Smartphone, jedes Tablet, das Firmendaten verarbeitet, kann Sicherheitsrisiken bergen: vom schadhaften Programm bis hin zur Spionage-Software. Mit ihnen Unternehmensdaten zu bearbeiten, birgt die Gefahr, dass Unternehmensdaten in einen Bereich gelangen, in dem die Unternehmen keine Kontrolle mehr über ihre Daten besitzen.

Die Fronten sind scheinbar klar: Auf der einen Seite stehen die IT-Abteilungen. Sie wollen, dass die Firmen-Software sicher ist. Deshalb dringen sie auf einheitliche Software und kontrollierbare Geräte. Auf der anderen Seite stehen die Mitarbeiter: Sie wollen ihre Arbeit effizient und pannenfrei ausführen - und wenn dies nicht mit der Soft- und Hardware gelingt, die die Firma bereitstellt, greifen sie zu eigenen Lösungen - vor allem Neueinsteiger, die frisch von der Uni kommen und mit modernen Werkzeugen arbeiten wollen. In Wahrheit ist die Situation aber erheblich komplexer, weil insbesondere größere Organisationsstrukturen mehr sind, als ein Organigramm darstellen kann: Neben der Verknüpfung verschiedener Unternehmenseinheiten mit klar umrissenen Aufgaben an definierten Schnittstellen sind sie insbesondere auch soziale Gebilde, in denen Menschen neben der Rollendefinition ihrer Einheit in ihr Handeln auch weitere Aspekte einfließen lassen. Beispiele für solch menschliches, nicht formalisiertes Verhalten sind das Abstecken oder Ausbauen von Einfluss- und Machtbereichen oder die Steuerung ihrer Wahrnehmung bezüglich ihrer Vorgesetzten, Mitarbeiter, ihrer Unterstützer und Rivalen. Für ein Verständnis des Phänomens ist ein ganz-heitlicher, sozio-technischer Blickwinkel wichtig; die technische oder organisationstheoretische Perspektive allein führt zu keinen validen Ergebnissen.

Das Zeugnis, das mancher Firmensoftware ausgestellt wird, ist jedenfalls oft vernichtend: Schon vor zehn Jahren, so ein Bericht der Zeitung „Die Welt”, ergab eine Accenture-Befragung von mehr als 4.100 Arbeitnehmern und IT-Entscheidern in sechzehn Ländern: 45 Prozent finden ihre eigene Hard- und Software nützlicher als die der Firma. Ein schwerer Schlag für jeden Arbeitgeber.
 
Offensichtlich steht hier mehr zur Debatte als die Regelung von Zuständigkeiten, sondern die Frage, wie der Durchbruch neuer Technologien in der Arbeitswelt das Miteinander von Mitarbeitern, Führungskräften und Kunden verändert.

Diesen Trend hat Kb Dr. Thierry J. Ruch (Wf) in seiner Dissertation „Consumerization of IT - Studies to Explore the Phenomenon and Implications for IT Management, Information Security, and Organizational Structures” unter die wissenschaftliche Lupe genommen. Für seine Dissertation wurde Kb Dr. Thierry J. Ruch Mitte Oktober in Dresden mit dem Carl-Sonnenschein-Gedächtnispreis des KV ausgezeichnet - im Rahmen des 95. Stiftungsfests der KStV Abraxas-Rheinpreußen und der Klausurtagung von KV-Rat, Vorortspräsidium und Altherrenbundsvorstand. Die KV-Leitungsgremien hatten ihre Klausurtagung mit dem Fest der Abraxas-Rheinpreußen verbunden, um der einzigen Neugründung des KV in den neuen Bundesländern ihre Verbundenheit und Unterstützung zu zeigen.

Thierry J. Ruch besuchte das Gymnasium Petrinum in Brilon, studierte Wirtschaftsinformatik an der Georg-August-Universität Göttingen und der IESEG-School of Management, promovierte am Göttinger Lehrstuhl für Informationsmanagement und wurde Unternehmensberater bei PricewarterhouseCoopers. Seit 2019 arbeitet er als Referent für digitale Finanztechnologien beim Bundesministerium der Finanzen in Berlin. Wie reagieren, wenn Mitarbeiter sich nicht um die IT-Regeln ihrer Unternehmen kümmern und lieber mit eigenen Geräten arbeiten? Eines ist klar: Verbote zu erheben allein nützt genauso wenig wie einfach die Augen zu verschließen. „Du darfst Dein privates Smartphone nicht verwenden. Du darfst Dir nicht die dienstlichen Daten auf Deine privaten Emails schicken. Du darfst den dienstlichen Text nicht in Google übersetzen lassen. Du darfst den dienstlichen Weg nicht in Google Maps planen. - Das wurde oft gemacht, funktionierte aber nur leidlich”, sagte Kb Dr. Ruch bei der Vorstellung seiner Dissertation. „Zu stark war der Anreiz, für eine Übersetzung doch eben mal einen solchen Dienst zu verwenden. Zu stark die Versuchung, etwas mit den eigenen, privaten Tools zu lösen, und dann zurück ins Unternehmen zu schicken.” Aber ebenso wenig funktionierte das andere Extrem, das „Laissez-Faire”: „Bring your own device”, bring dein eigenes Gerät, mach es, mit egal welchem Dienst, Hauptsache das Ergebnis stimmt. Diese Devise konnte ebenfalls nicht fruchten. „In diesem Modus verliert die Organisation die Kontrolle über ihre Daten potenziell vollständig.”

Seine Arbeit zeige nun auf, wie dieser Prozess der „Adoption von Technologie" durch die Mitarbeiter eines Unternehmens aus verschiedenen Perspektiven wahrgenommen wurde, sagte Dr. Ruch: „Aus Nutzer-Sicht. Aus Management-Sicht. Aus IT-Sicht. Und, dass diese Sichten sich auch innerhalb derselben Organisation nicht immer decken.” Was dies für die Praxis bedeute? Ruchs Antwort: IT-Steuerung in Organisationen kann ihre Rezepte aus der Vergangenheit nicht mehr ohne Weiteres einfach weiter benutzen. Die funktionale Trennung von IT und Fachseite, von IT-Abteilungen auf der einen Seite, die über die Technik wachen und den übrigen Mitarbeitern auf der anderen Seite, die den Vorgaben der IT-Abteilungen folgen müssen - diese Trennung hat langfristig keinen Bestand mehr.

Auch untergliedert Dr. Ruch in seiner Arbeit den Prozess der Technologie-Adoption in Phasen. Auf diese Weise können Organisationen in einer Art „Reifegradmodell“ verorten, in welcher Phase des Prozesses sie sich gerade befinden.

Zuletzt gibt die Arbeit Empfehlungen, wie man auf die geänderten Rahmenbedingungen eingehen kann. Denn, sagte Kb Dr. Ruch: „Arbeit ändert sich. Das haben wir in der Coronazeit alle deutlich gespürt. Viele von uns haben leichtfüßig mit Tools gearbeitet, die es so vor zwanzig Jahren noch nicht gegeben hätte, weil wir die Geräte und die Technologie nicht gehabt hätten.” 

Und „wenn Arbeit sich ändert”, schloss Kb Dr. Ruch, „müssen sich Organisationen, müssen sich Einstellungen und Regeln ändern. Einen ganz kleinen Beitrag für eine theoretische Fundierung dessen liefert die heute ausgezeichnete Arbeit.” Auch für das Miteinander in der Arbeitswelt.    

Reinhard Nixdorf