Hinweis Adressaktualisierung

Sehr geehrte Herren,

Mit dem Beschluss I.5.5 (3) der VV 2019 (30.05.2019-02.06.2019) ist die Aufgabe im Punkto Adressrecherche von „unbekannt verzogenen“ KbKb der AHVAHV/KVKV und OZOZ vom KV-Sekretariat an die AHVAHV/KVKV und OZOZ verlagert worden. Hierdurch ist die Anzahl der „unbekannt verzogenen“ KbKb im KV-Sekretariat seit der VV 2019 um rd. 342 % (Stand 25.09.2020) gestiegen. - Tendenz steigend

Des Weiteren werden dem KV-Sekretariat durch den Wegfall der postalischen Zustellung der AM (ab Ausgabe 06/2020 für die Jahrgängen 1955 – 2003) seitens der Deutschen Post AG keine Informationen mehr über die Ungültigkeit einer Adresse übermittelt. Dieses wird bei fehlenden Meldungen Seitens der AHVAHV/KVKV und OZOZ an das KV-Sekretariat einem zu veralteten bzw. unbrauchbaren Datenbestand im KV-Sekretariat führen.

Dieses könnte sich aber auch zu einem Problem der AHVAHV/KVKV entwickeln. Fehlerhafte Adressen könnten u.a. zu den Problemen bei der Zustellung von Informationen der AHVAHV an ihre Mitglieder führen. z.B.: Einladungen, Beitragsforderungen und Hausbauvereinsbeiträge.

Wir bitten Sie uns dringend im Punkte Aktualität der Mitgliederdaten um Unterstützung, da uns eine Recherche durch die VV 2019 untersagt wurde.

Vergleich Datenqualität KV-Sekretariat:
KV-Sekretariats Aufgabe: 0,29 % der KbKb des gesamten KV waren „unbekannt verzogen“
AHVAHV Aufgabe: 1,01 % der KbKb des gesamten KV sind „unbekannt verzogen“

Daher unsere dringende Bitte: Änderungen bei KbKb Daten Zeitnah an das KV-Sekretariat zu melden.
Hierfür liegt eine standardisierte Vorlage bereit.

Grundlage:

Satzung des KV (KVS)

§28a (1) Die Kartellvereine und Ortszirkel sind verpflichtet, dem Kartellverband die Daten der Kartellangehörigen zur Verfügung zu stellen und etwaige Änderungen dem KV-Sekretariat zeitnah mitzuteilen, die für die Verwirklichung der Verbandszwecke erforderlich sind oder an denen der Verband ein berechtigtes Interesse zur Gestaltung des Verbandslebens hat. Einzelheiten über Art und Umfang der zur Verfügung zu stellenden Daten regelt die Geschäftsordnung.

Geschäftsordnung des KV (KVO)
A. Pflichten für die Kartellvereine und Zusammenschlüsse

§1 (2) Die Aktivitates sind verpflichtet,
a) zu Beginn des zweiten Semestermonats einen Kurzbericht und ein Semesterprogramm,
b) zum Ende des Semesters einen Schlussbericht und ein Mitgliederverzeichnis nach dem  vom KV-Rat jeweils vorgeschriebenen Muster einzusenden.

§1 (3) Die Altherrenvereine sind verpflichtet zur laufenden Mitteilung von Anschriftenänderungen ihrer Mitglieder.

Genehmigter Antrag der VV 2019 (Auszug Protokoll)

I.5.5 Mitgliederverwaltung

1. Das KV-Sekretariat hat künftig nur noch eine Liste der Mitglieder des KV, also der Altherrenvereine, Aktvitates, sowie der Ortszirkel mit Angabe des jeweiligen Vorsitzenden und dessen Adressdaten zu führen. Die vorgenannten Mitglieder des KV sind verpflichtet, dem KV-Sekretariat unverzüglich etwaige Änderungen von Kontaktdaten des Vorsitzenden bzw. sonstiger Zuständigkeiten mitzuteilen.

2. Die Verwaltung der Adressen und personenbezogenen Daten der Kartellbrüder hat das KV-Sekretariat künftig grundsätzlich ausschließlich auf Basis der von den Altherrenvereinen bzw. Aktivitates zu liefernden Daten vorzunehmen. Eine Ausnahme hiervon ist nur für solche Kartellangehörigen zulässig, die keinem Kartellverein bzw. nur einem solchen ohne funktionierenden Vorstand angehören.

3. Die Kartellvereine sind alleinverantwortlich für die Richtigkeit und Aktualität der Daten ihrer Mitglieder. Jeder Kartellverein ist verpflichtet, bis spätestens zum Ende eines jeden Kalenderhalbjahres dem KV-Sekretariat unaufgefordert alle Änderungen der Adressdaten und personenbezogenen Daten seiner Mitglieder mitzuteilen. Für AHAM Ist dabei jeweils der AH-Verein zuständig, in dem ein Kartellangehöriger als A Philister gemeldet ist. Für Aktive ist die Aktivitas zuständig, in der der betreffende Kartellbruder zum Ende des Kalenderhalbjahres vorwiegend aktiv ist bzw. zuletzt aktiv war. Im Zweifelsfall ist der AHV bzw. der Aktivenverein zuständig. In den ein Kartellbruder zuerst eingetreten ist.

4. Eigene Recherchen zu Kartellangehörigen, insbesondere zeit- und kostenträchtige Anfragen bei Einwohnermeldeämtern oder anderen Behörden sind dem KV-Sekretariat künftig nur noch gegen Bezahlung gestattet, abgesehen von den in Punkt 2. definierten Ausnahmefällen.

5. Bei Anfragen zu Kartellangehörigen bzw. Beschwerden über unstimmige Daten hat das KV-Sekretariat auf den jeweils zuständigen Kartellverein und dessen alleinige Verantwortung hinzuweisen.

6. Die Absätze 2b) und 5 von § 1 der Geschäftsordnung des KV sind entsprechend der vorstehenden Änderungen anzupassen.

Hinweis: Diese Änderungen der Geschäftsordnung sind hier nicht aufgeführt und sind noch zu erstellen. Sie sind aber durch diesen Beschluss genehmigt.